iratkezelés

A Datashred és az iratkezelés története – 1. rész

Újabb, kicsit könnyedebb hangvételű, de a szakmaiságot megőrző cikk sorozatunkban szeretnénk néhány szót szólni rólunk, a Datashredről és az iratkezelés történetéről, valamint mindazokról, akik ezt a céget vezetik, működtetik. Írhatnánk nagy szavakat: rólunk fognak szólni bejegyzéseink, akik dolgozói, vezetői, tulajdonosai vagyunk a Datashrednek, és gondolatainkat fejtjük ki ezekben. Valójában azonban csak annyi a cél, hogy amikor megkeresnek minket – bármilyen céllal is -, akkor tudják, kik vagyunk, honnan jöttünk, mit csináltunk, és csinálunk jelenleg itt Magyarországon.

In Memorian: Archirex Iratkezelő Kft. (2001-2015) .

A kezdetek kezdete

2001-ben indult minden, hárman voltunk és egy raktár. Előtte mindhárman a felszámolt és végelszámolt cégek irattári anyagainak kezelésében gyakoroltunk, és akkor még csak álmodtunk arról, hogy milyen is lesz, ha saját “igazi” iratkezelő cégünk lesz. Nagyon nehéz évek jöttek, mert az ötlet csak nagy “nehezen ment át” a vállalati döntéshozók kobakján. Miért adnám én oda az irataimat egy idegennek, hogy Ő kezelje? Rengetegszer hallottam ezt a kérdést. Nehezítette a dolgunkat, hogy ekkor még csak körülbelül 25 évesek lehettünk. Éppen ezért többször is előfordult, hogy olvasó szemüveget vettem fel egy-egy üzleti tárgyalásra, hogy öregebbnek, bölcsebbnek, meggyőzőbbnek tűnjek az idősebb vállalati vezetők szemében. Egy biztos: a kétezres évek elején nem voltak még  szépen csengő varázs szavak, mint start-up  vagy fiatal vállalkozó

Minden megy magától

Aztán történt valami, ma sem tudom pontosan mikor és hol, de hatalmas áttörés volt. 2004 vége és 2006 között vettük észre, hogy irattárunk kezd megtelni az általunk tárolt és kezelt iratokkal. Hirtelen elkezdtünk növekedni: szükségünk lett már két teherautóra, önálló ipari megsemmisítő üzemelt a raktár egyik elkülönített részében, adatrögzítő munkatársak ütötték a billentyűket, bőszen nyomtatva a nyilvántartásba vett iratok és dobozok vonalkód-azonosítóit. A hirtelen fejlődés és új projektek sok megoldandó feladatot és sok feszültséget szült. Eszünkbe sem jutott azon gondolkodni, hogy miként is legyen tovább. Minden jött “magától”, és minden magától értetődően történt. Fejlődtünk és haladtunk előre. Nevünk lett a dokumentum-kezelés piacán.

Digitális forradalom

Majd ahogy mi, úgy a dokumentumkezelési szakma is átalakult, szövetség jött létre, és külön ágazatokba sorolódtak a dokumentumkezeléssel foglalkozó cégek. Voltak, akik csak “rendeztek”, voltak akik már iratokat is tároltak, és voltak a bátrabbak, akik szabályzatokat frissítettek és hoztak létre a semmiből. Külön kasztba éreztették magukat azok, akik a dokumentum-management digitalizálási részén dolgoztak. Varázsszavak hangzottak el, és az egyik kedvencem a mai napig is jól csengő “papírmentes iroda”.

A történetün írása közben sok minden jut eszembe, amin ma már csak jókat mosolyoghat az Y és Z generáció. Például az akkor kezdődő internetes üzleti levelezésben mindenki kinyomtatta az összes be- és kimenő e-mailjét… tintasugaras nyomtatón! Rengeteg papír, nyomtatópatron, elektronikus adathordozó – Floppy, CD, DVD – került felhasználásra azokban az időkben. Borzasztó mértékeket öltött a lézernyomtatók megjelenésével a további papír pazarlás.

Persze ez akkor nem volt számunkra rossz hír, mivel a nagy volumenben keletkező irat- tömeg alátámasztotta szakmánk létjogosultságát, és gyors ütembe tudtunk, illetve kellett fejlődnünk.

Az Iratkezelő

2008-ban már 140 fő volt az átlag alkalmazott létszámunk, az általunk menedzselt és bérelt irattári területek meghaladták a 10.000 négyzetmétert. Teherautó flottánk, digitalizáló, adat rögzítő- és megsemmisítő üzemünk is volt. Szakértő csapatunk folyamatok kidolgozásával és újratervezésével nevet szerzett a vezető  szaktanácsadó cégek között is.  Ekkorra már mindenkinek egyértelmű volt, aki minket keresett: mi lettünk “az Iratkezelő!”. Az irattároló dobozok oldalain is feltüntettük ezt, a magunkat definiáló két szót. Büszkén viseltük munkaruháink logóin is ezt a jelzőt, hiszen minden, ami iratkezelés, abban mi otthon voltunk. Nemzetközi piacokon való megjelenésről kezdtünk el gondolkodni, és kitekintve a nyugat-európai gyakorlatra meglepődve tapasztaltuk, hogy ez a szakma hol is tart valójában.

Tevékenységünket támogató szoftvert lehetett volna (rettentően sok pénzért) venni, és további úgynevezett magas-raktárakat kellett létrehozni. A beruházási nyomás a fejlődés okán igen nagy volt. Lépni kellett, és versenyt tartani azzal a céggel, aki a világon a jelenleg is legnagyobb a records- és dokumentum management területén. Ahogy addig is, akkor is a fejlődés mellett döntöttünk.

Egy fejezet lezárása

2009 – Még csak éppen hogy birtokba vettük a legújabb raktárat. A saját fejlesztésű, records-management szolgáltatásokat irányító szoftverük pedig éppen a web-alapú szolgáltatásokkal bővült. Minden megrendelőnk egy időben kiírta az új pályázatot, tendert. Akik mellettünk álltak egyértelmű üzenetet közvetíttek. Engedjétek el a jelenlegi díjatok 50%-át!: így indult az alku… A legtöbb megrendelést – komoly engedmények árán – sikerült megtartani, de az addig lefektetett üzleti számok már nem tudták tartani a cég rentablitását. Emlékszem, hogy milyen és mennyi próbálkozáson estünk túl, hogy megmeneküljünk, és tovább tudjuk vinni a nevet, a márkát, a piacot. A végén beláttuk eddig volt és nincs tovább.

2001 01. 10-én alapítottuk, és 2010. 11. 01-én eladtuk. Az egyetlen komplex és magyar tulajdonú irattári szolgáltató cég volt, ami egy korrekt megállapodással egy nemzetközi szolgáltató tulajdonába került. Még 5 évet vegetált, majd 2015-ben végső búcsút vettek tőle. Emlékét még páran őrizzük. Esetleg levéltári kutatómunkában még előkerülhet a neve, talán majd egy mondatban, vagy szóban megemlíti valaki, valamikor.

Lebegés a semmiben

2010 utáni években sokszor éreztük úgy, hogy nélküle a lét csak lebegés a semmiben. Azonban a mai eszünkkel megfogalmazva már tudjuk: nélküle és feláldozása nélkül nem lettünk volna képesek megújulni, teljesen más szakterületekre specializálódni. Vele együtt talán nem is jöhetett volna létre mostani “cégcsaládunk”, amely az új korszak új igényei felé nyitott. Vele és védőszárnyai alatt lehet már “begyepesedett öregek” lennénk, és sötét raktárak, búgó szkennerek árnyékában várnánk a jövőt.

Az Archirex Iratkezelő Kft nekünk a minden volt. Tartást, tudást és tapasztalatot adott. Hitet a jövőbe. Ha nem lett volna, akkor ma nem lennénk azok, akik ma vagyunk. Mindig büszkén és szeretettel gondolunk rá, és azokra, akikkel közösen működtettük dicső éveiben!

 

0 hozzászólások

Válasz

Szeretnél te is hozzászólni?
Regisztrálj ingyenesen!

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

11 + tizenegy =