Egy vállalkozás életében az iratmegsemmisítés fontos kérdés: mikor, milyen gyorsan és mivel, esetleg kinek az irányítása alatt történjen? Az úgynevezett on-site módja manapság a legelterjedtebb, vagyis amikor az iratok közvetlen a vállalkozáson belül, a saját irodában semmisülnek meg egy irodai iratmegsemmisítő segítségével.
Az iratmegsemmisítők kisebb-nagyobb motoros gépek, melyekben éles vágóeszközök felelnek az iratok aprításáért. Üzemeltetése azonban gondos odafigyelést igényel, esetekben szakképzett munkaerőt, ugyanis a balesetveszély és a sérülések kockázata igen magas. Az erre specializálódott munkaerő hiányában az on-site, vagyis a vállalkozáson belüli iratmegsemmisítés fő végzői a közvetlen munkatársak, igazán kicsi cégek esetében pedig családtagok is lehetnek. Megéri veszélyes munkafolyamatoknak kitenni a barátok, családtagok és a közvetlen munkatársak életét? A hozzánemértés ugyanakkor nemcsak emberi életeket követelhet, hanem ezáltal közvetett bevételkiesést is eredményezhet. Melyik cég vállalná fel önként a kockázatot egy helytelenül üzemeltett iratmegsemmisítő miatt? Melyik vállalat szeretne váratlan plusz költségeket? Kire bízható akkor az iratmegsemmisítők kezelése? Ráadásul a kommunális szemétbe dobott papírzuzalék könnyedén adattolvajok kezébe kerülhet, így tartalmukkal visszaélhetnek. Vajon az említett irodai kisgép ez eddig elmondottak alapján mennyire biztonságos, ha az adathalászatra gondolunk?
AZ IRATMEGSEMMISÍTŐK TERJEDÉSE
A veszélyek ellenére mégis egyre több az eladott, kisméretű irodai iratmegsemmisítő. Ezzel párhuzamosan a dokumentált balesetek száma is megnőtt az utóbbi években. Ezekről a sérüléseket és az iratmegsemmisítővel kapcsolatos ügyeket 1980-as évek óta jegyzőkönyvezik. Egyes felmérések szerint egy 5 éves időszak alatt több mint 50 alkalommal vettek fel jegyzőkönyvet iratmegsemmisítő által okozott balesetekről. A jelentésekben többnyire ujj amputációkról, vágási sérülésekről és más súlyosabb testi sérülésekről adtak számot. Egyes esetekben még gyermekeknél is okoztak sérüléseket a helytelenül használt iratmegsemmisítő gépek. A századforduló óta így kiemelt hangsúlyt kapnak az iratmegsemmisítőkkel kapcsolatos gyakorlati kérdések: hogyan helyezzék el őket, ki üzemeltesse, és hogyan használják ezeket az aprító gépeket.
Az alábbi táblázat számokkal prezentálja a saját (on-site) megsemmisítés beruházási volumenét és hozadékát.
| Vállalat mérete | Költségek típusa | Éves költség | Plusz feladatok |
| Kisvállalati iroda | Megsemmisítő gép beszerzése, javítás és karbantartás költsége(2 éves működési időtartam mellett)Megsemmisítésre fordított munkaidő | 100. 000, felett | A hulladék elszállítása nem biztos, hogy megoldott. Környezetvédelmi szempontok nincsenek figyelembe véve.Nem megfelelő adatbiztonsági szint.Nagy mennyiség esetén állandó munkaerő biztosítása a tevékenységre. |
| Közép-nagyvállalat, nagyvállati iroda | 350.000,- felett |
BÍZZA SZAKÉRTŐKRE AZ IRATMEGSEMMISÍTÉST!
Minden baleset úgy kerülhető el a legkönnyebben és leghatékonyabban, ha a veszélyes feladatokat szakképzett munkaerőre bízzák. Nincs ez másképp az iratmegsemmisítéssel sem. Az iratmegsemmisítésnek a legbiztonságosabb módja, ha a szabványoknak és biztonsági előírásoknak megfelelően kialakított környezetben végzik.
Az iratmegsemmisítő technológiák is rohamosan fejlődnek, így a szaktudásnak és szakképzettségnek lépést kell tartania vele. A nagyobb, ipari méretekre specializálódott korszerű és drága iratmegsemmisítő gépek üzemeltetése egyértelműen szaktudást igényel. Ezek már korszerű technikai védelemmel működnek, üzemeltetésük speciális körülményeket kíván. A kisebb, irodai gépek fejlődése is megfigyelhető, de ez nem ugyanolyan mértékű, és a felelősség sem akkorra.
Az iratmegsemmisítést szakértőkre és az erre szakosodott cégekre bízni nemcsak a szakértelem miatt fontos, hanem az adathalászat megakadályozása is cél egyben. Minden kritériumnak pedig csakis olyan cégek tudnak eleget tenni, akik évek óta az iratmegsemmisítés területén kutatnak, fejlesztenek és tevékenykednek.
