Dokumentum menedzsment

Dokumentum-kezelési folyamatok felmérése, megvalósíthatósági koncepció kidolgozása

Olyan komplex ügyvitel fejlesztési- és probléma-megoldási lehetőségeket kínálunk, melyek egymást kiegészítve, kerek egészként fedik le teljes vállalatának ügyiratkezelését.

Az ügyviteli work flow átvilágítása során felmérjük azokat a folyamatokat, melyek hatással vannak a szervezetük ügymenetére, és elemezzük azok irányát, indokoltságát. Tapasztalatainkat szakértői véleményben összegezzük. Munkánk eredményeképpen teljes képet adunk az Önök szervezetének jelenlegi ügyirat-kezelési rendszeréről, és arról, milyen változtatások szükségesek az információs rendszer hatékonyságának növelése érdekében. Kérésre elkészítjük a végrehajtáshoz szükséges tanulmány- vagy feladattervet, az ütemezést és a szükségszerű szolgáltatások kalkulációját mellékeljük.

Opcionális lehetőségeket kínálunk fel az előre maghatározott igények alapján, melyek optimális kiválasztásával megvalósulhat az Önökkel közösen megfogalmazott – meghatározott ütemezéssel, adott időn belül, kalkulált ráfordításokkal – elérendő cél.

Nyilvántartás menedzsment

Szakembereink a napi ügyviteli tevékenység során keletkezett iratok és adathordozók nyilvántartásának kezelésével kapcsolatban nyújtanak szakmai segítséget legyen szó akár a nyilvántartások strukturális felépítéséről, vagy a megsemmisítés előkészítéséről.

Szabályozások elkészítése

Vállaljuk gazdasági társaságok és közigazgatási szervezetek Iratkezelési Szabályzatának és annak mellékletét képező Irattári Terv elkészítését. Ezen szabályozással irányíthatóvá válik az ügyiratok (hagyományos és elektronikus dokumentumok) útja a beérkezéstől az irattárba kerülésig.

A végrehajtott ügyviteli fejlesztésekkel az ügykezelés folyamata is szükségszerűen változik, ezért társaságunk vállalja, hogy megrendelőnk felelőseivel közösen kidolgozzuk az új ügykezelési folyamatok működési szabályozásait is. E szolgáltatásunkkal az ISO 9000-es minőségügyi rendszerek alkalmazását kívánjuk támogatni, megkönnyíteni.

Irattárak kialakítása

Abban az esetben, ha még nem rendelkezik szakszerűen kialakított irattárral, vállaljuk korszerű irattár létesítését a tervezéstől a kivitelezésig.

Több éves szakmai tapasztalattal rendelkező szakembereink helyszíni felmérést, tervezést és a megfelelő engedélyek beszerzését követően létrehoznak egy fizikai iratvédelmi és adatvédelmi követelményeket biztosító irattárat. Együttműködésünkkel a lehető legrövidebb úton lehetséges egy biztonságtechnikailag, tűzrendészetileg megfelelő és a legjobb helykihasználtsággal rendelkező irattár kialakítása.

Irattár üzemeltetés

Vállaljuk irattárak működtetését, a keletkező iratanyagok folyamatos karbantartását. Munkatársaink meghatározott időközönként rendezik, csomagolják az összegyűlt dokumentumokat, és az Irattári Rendnek megfelelően helyezik el irattárában. A teljes irattári részleg működtetésének átvételével nem csak a fent említett rendezési feladatokat látjuk el, hanem kidolgozzuk az irattár, mint önálló szervezeti egység menedzselését, és biztosítjuk a dokumentumokhoz való folyamatos hozzáférhetőséget, valamint a külső szervezeti egységek felé történő adatszolgáltatást.

Iroda és irattár költöztetés

Költözik irodája, irattára? Szakszerűen és gyorsan megoldjuk akár nagy tömegű iratanyag költöztetését. Az iratokat csomagolás és megfelelő nyilvántartás elkészítése után átszállítjuk új irodájába, irattárába, ahol az eredeti struktúra megtartásával kicsomagoljuk, így továbbra is rendszerezett, visszakereshető marad az iratanyag.

Igény szerint csomagolóanyagot is biztosítunk.

Digitális archívum létrehozása

Digitalizálási szolgáltatásunkat olyan ügyfeleinknek ajánljuk, akiknél a napi ügyvitel során fontos a dokumentumokhoz való azonnali hozzáférés.