Az iratmegsemmisítés off-site szolgálata során a személyes adatokat tartalmazó iratok megsemmisítését nem házon belül – pl. az irodában – végzik, hanem kiszervezik külsős cégeknek. Így az off-site típusú iratmegsemmisítés tulajdonképpen az irat elszállítását, szelektálását, aprítását és újrahasznosítását jelenti.
Az off-site adatmegsemmisítés kapcsán nemcsak a papír alapú dokumentumok, hanem a kommunikációtechnikai és adattároló hulladékok (pl. CD-lemezek) megsemmisítése és újrahasznosítása is cél egyben. Ezen eszközök és adatok megsemmisítéséhez fajtánként egyedi berendezés szükséges. A Datashred Kft. off-site adatmegsemmisítésre szakosodott vállalat, így a központban minden egyes megsemmisítő állomáson szakosított munkaerő dolgozik modern technikával a kifogásolhatatlan eredmény érdekében. A megfelelő szolgáltatás nyújtásához elengedhetetlen a rendszeres felülvizsgálat, valamint a megfelelő biztonsági rendszer kiépítése, hiszen csak így biztosítható a megfelelő hatékonyság és az adatvédelem.
AZ ADATVÉDELEM ÉRDEKÉBEN KIÉPÍTETT BIZTONSÁGI RENDSZER RÉSZLETEI
A biztonsági rendszer első állomását az adatok begyűjtésénél szükséges meghatározni és felállítani. Gyakorlati szempontból ez még az irodákban zajlik a megsemmisítendő dokumentumok szelektált gyűjtésével. A megfelelő hatékonyság érdekében külön konténerekben elhelyezve javasoljuk gyűjteni a dokumentumokat. Az adathalászat elkerülése érdekében mindenképpen zárható, és nem túl nagy nyílással rendelkező konténerek elhelyezését javasoljuk.
Az adatmegsemmisítés során felállított biztonsági rendszer második állomása az anyagok elszállításánál következik. Az adatok védelmét zárt, külön riasztóval felszerelt rakodóterű, riasztó és gépjárműkövető (GPS) rendszerrel ellátott tehergépjárművek biztosítják. Az adatok nyomon követése és védelme garantált a szállítás során, amíg a megsemmisítésre váró dokumentumok bekerülnek az üzembe. A szállítás ténye minden esetben jegyzőkönyvben dokumentált, amit az üzembe érkezéskor ellenőrizni kell.
A harmadik biztonsági rendszer a szelektálás és aprítás folyamatát kíséri figyelemmel. A nyomon követés érdekében az üzemet biztonsági és beléptető rendszerrel kell felszerelni. A dokumentumok mozgatása mindig kamerával rögzített folyamat, így az üzemen belül is nyomon követhető az egyes iratok holléte. Az adatvédelemhez fontos tényező még, hogy az adatmegsemmisítés megszakítás nélkül történjen: az üzembe érkezés után azonnal meg kell kezdeni a megsemmisítést.
Záró biztonsági pontként a keletkezett zúzalék minden esetben bálázás után kerül csak a piacra. Ezáltal tartalma nem lesz reprodukálható és az adathalászat lehetősége is kizárt.
